About this role
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Administrative Assistant, Compliance, Rules and Standards
Group: Compliance Rules and Standards
Reports to: Director, Compliance Rules and Standards
Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada
Posting deadline: 31 July 2026
WHO WE ARE
The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.
POSITION OVERVIEW
The Administrative Assistant provides comprehensive administrative, logistical, and operational support to the Compliance, Rules and Standards team, ensuring the efficient delivery of compliance, audit, and governance activities. The role coordinates travel, meetings, documentation, financial processes, and departmental communications while maintaining accurate records and supporting key internal and external stakeholders. In addition, the position provides administrative support to other departments as required, contributing to cross-functional collaboration and ensuring organizational priorities are supported efficiently.
KEY RESPONSIBILITIES
• Manage travel(flights andaccommodation)fordepartmentstaff and groups (e.g.Compliance Review Committee (CRC), auditteams, independent Observer (IO) teams);
• Review and triage compliance inbox;
• Review and triage testing inbox;
• Format documents (e.g.IO reports, checklists, agendas, reports, communications, compliance letters);
• Draft and send all formal compliance letters, correspondence from compliance email address and preparePowerPointpresentationswhen requested;
• Compile and sendCRC,IOand Auditor annual document packages;
• Process per diems for staff, CRC, IO, audit teams andworking groups;
• Arrange roaming plans for phones;
• Invoicingand processing invoices fromsuppliers, auditors, CRCmembers;
• Assistwith credit card reconciliation on Concur;
• Arrangeoffice teammeetings and teamlogistics(e.g.Compliance Taskforce);
• Organize compliance related meetings in the office (e.g.CRC, Council of Europe, ADO visits),includinglunches,liaison with front desk;
• Arrange virtual meetings,etc.;
• Organizing key communications in SharePoint (e.g. anti-doping rules, compliance enforcement related emails);
• Update andmaintainlist of Signatories onSharePointand website, include preparation of correspondence for new Signatories;
• Liaison with communications department to ensure documentation on website is up to date;
• Onboarding staff from other depts whenrequired.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
• Diploma or certification in Administrative Assistance, or an equivalent combination of education and relevant work experience;
• Minimum of five (5) years of experience in an administrative assistant role;
• Proficiency in Microsoft Office applications, with advanced skills in PowerPoint, Excel, and Word;
• Demonstrated ability to handle confidential information with a high level of discretion;
• Exceptional attention to detail and accuracy;
• Strong analytical and problem-solving skills;
• Excellent drafting and written communication skills;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) andvery goodcommand of the other official language;additionallanguages would be an asset;
• Occasionalwork in the evening or on weekends;
• No travelrequired;
• Fit with organizational culture: teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: integrity,opennessand excellence.
WHAT WE OFFER
• Competitive Benefits Package.
Vision:WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.
Mission:WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.
About us:WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of February 2026, the Agency employs approximately 177 employees and is represented by 55 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.
The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders.WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.
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Assistant administratif, Conformite, regles et standards
Groupe: Conformite, regles et standards
Superieur: Directeur, Conformite, regles et standards
Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada
Date limite de candidature: 31 juillet 2026
QUI SOMMES-NOUS
L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.
APERCU DU POSTE
L'assistant administratif offre un soutien administratif, logistique et operationnel complet a l'equipe de conformite, regles et normes, assurant la prestation efficace des activites de conformite, d'audit et de gouvernance. Ce role coordonne les deplacements, les reunions, la documentation, les processus financiers et les communications departementales tout en maintenant des dossiers precis et en soutenant les parties prenantes cles internes et externes. De plus, ce poste assure un soutien administratif aux autres departements au besoin, contribuant ainsi a la collaboration interfonctionnelle et veillant a ce que les priorites organisationnelles soient soutenues efficacement.
LES RESPONSABILITES CLES
• Gerer les deplacements (vols et hebergement) du personnel et des groupes du departement (par exemple, le Comite d'examen de la conformite (CEC), les equipes d'audit, les equipes d'observateurs independants (OI);
• Traiter et prioriser la boite de reception de conformite;
• Traiter et prioriser la boite de reception relative aux tests;
• Mettre en forme les documents (par exemple, les rapports des OI, les listes de verification, les ordres du jour, les rapports, les communications, les lettres de conformite);
• Rediger et envoyer toutes les lettres de conformite officielles, la correspondance a partir de l'adresse courriel dediee a la conformite et preparer les presentations PowerPoint sur demande;
• Compiler et envoyer les dossiers annuels du CEC, des OI et des verificateurs;
• Gerer les indemnites journalieres du personnel, du CEC, des OI, des equipes d'audit et des groupes de travail;
• Mettre en place les forfaits d'itinerance telephonique;
• Facturer et traiter les factures des fournisseurs, des verificateurs et des membres du CEC;
• Aide a la reconciliation des cartes de credit sur Concur;
• Organiser les reunions et la logistique des equipes (par exemple, le groupe de travail sur la conformite);
• Organiser les reunions relatives a la conformite au bureau (par exemple, visites du CEC, du Conseil de l'Europe et de l'ADO), y compris les dejeuners et la liaison avec l'accueil;
• Organiser des rencontres virtuelles, etc.;
• Gerer les communications cles sur SharePoint (par exemple, les regles antidopage et les courriels relatifs a l'application de la conformite);
• Mettre a jour la liste des signataires sur SharePoint et le site Web, et preparer la correspondance pour les nouveaux signataires;
• Assurer la liaison avec le service des communications afin d'assurer la mise a jour des documents sur le site Web;
• Accueillir le personnel des autres departements, le cas echeant.
LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES
• Diplome ou certification en assistance administrative, ou une combinaison equivalente de formation et d'experience professionnelle pertinente;
• Minimum de cinq (5) ans d'experience dans un role d'assistant administratif;
• Maitrise des applications Microsoft Office, avec des competences avancees en PowerPoint, Excel et Word;
• Capacite demontree a gerer des informations confidentielles avec un haut niveau de discretion;
• Une attention exceptionnelle aux details et a la precision;
• De solides competences analytiques et de resolution de problemes;
• Excellentes competences en redaction et en communication ecrite;
• Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle; des langues supplementaires seraient un atout;
• Travail occasionnel en soiree ou les fins de semaine;
• Aucun deplacement n'est necessaire;
• Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles : travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport;
• Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Integrite, ouverture et excellence.
CE QUE NOUS OFFRONS
• Ensemble d'avantages sociaux competitifs.
Vision:La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.
Mission:La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.
A propos de nous:Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En fevrier 2026, l'Agence emploie environ 177 employes et est representee par 55 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.
Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.