About this role
Version française ci-dessous.
COMPANY DESCRIPTION
Charles Virone Concept is a specialist in creating refined residential environments, offering curated home interiors and complete interior design solutions. Team members collaborate closely with designers, suppliers, and clients to deliver tailored interiors that reflect a contemporary, international aesthetic. The organization values attention to detail, service excellence, and a strong commitment to quality in every project.
ROLE DESCRIPTION
We are looking for a Operations and Administrative Coordinator who is reliable, organized, and resourceful. This will originally be a a part time position that will phase into a full time position,for an on-site role based in Montreal, QC.
This position supports daily showroom and office operations, including scheduling appointments, organizing documents, managing databases, and coordinating communications between internal teams, clients, and suppliers. The coordinator handles administrative tasks, tracking payments, maintaining records, and supporting basic finance-related activities. Responsibilities also include, responding to customer inquiries, coordinating logistics for deliveries, and assisting with inventory tracking and order follow-up. The role works closely with leadership and design team to ensure smooth operations, timely follow-up, and a professional, welcoming environment for clients and partners.
Because we are a small team, we are looking for someone who understands that flexibility, good communication, and a strong sense of responsibility are very important.
MAIN RESPONSIBILITIES
• Assist with day-to-day office operations and administrative coordination
• Support the design team with miscellaneous follow-ups, supplier communication, document organization, sample coordination, meeting preparation, and project-related administrative tasks
• Help the senior administrative team with daily office tasks, internal follow-ups, scheduling, filing, document preparation, and general coordination
• Act as a liaison between senior management and the rest of the team for assistance, follow-ups, and internal coordination
• Help ensure that tasks, requests, and communications do not fall through the cracks
• Follow up with suppliers, clients, team members, and external partners when required
• Assist with organizing project information, office documents, administrative tasks and internal systems
• Support the team with general problem-solving and daily operational needs
• Help maintain structure and efficiency in a small office environment where priorities can change quickly
QUALIFICATIONS
• Strong Communication skills, including clear verbal and written communication with clients, suppliers, and internal teams.
• Proficiency in Administrative Assistance, including scheduling, document management, data entry, and office coordination.
• Basic Finance capabilities, such as assisting with invoicing, payment tracking, and record keeping.
• Excellent Organization Skills, including attention to detail, time management, and the ability to prioritize multiple tasks.
• Comfort using office software and digital tools; ability to learn new platforms quickly.
• Previous experience in an administrative, coordination, or operations role, ideally in design, retail, or a client-facing environment.
• Ability to work on-site in Montreal, QC, and collaborate effectively in a team-oriented, fast-paced setting.
• Post-secondary education in business administration, office management, or a related field is an asset.
• Professional demeanour, reliability, and commitment to maintaining a high standard of service and confidentiality.
• Fully bilingual French and English
Position Details
• Montreal office
• 3-4 days per week as required weekly with eventual full time in 6-9 months
• Business hours 9 to 5
• In person position
• Start date to be discussed
DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE
Charles Virone Concept se spécialise dans la création d’environnements résidentiels raffinés, en offrant des intérieurs soigneusement sélectionnés et des solutions complètes de design d’intérieur. Les membres de l’équipe collaborent étroitement avec les designers, les fournisseurs et les clients afin de réaliser des intérieurs sur mesure qui reflètent une esthétique contemporaine et internationale. L’entreprise valorise le souci du détail, l’excellence du service et un engagement rigoureux envers la qualité à chaque projet.
DESCRIPTION DU RÔLE
Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) aux opérations et à l’administration qui est fiable, organisé(e) et débrouillard(e). Il s’agit initialement d’un poste à temps partiel qui évoluera vers un poste à temps plein, pour un rôle en présentiel basé à Montréal, Québec.
Ce poste soutient les opérations quotidiennes de la salle de montre et du bureau, incluant la planification de rendez-vous, l’organisation de documents, la gestion de bases de données et la coordination des communications entre les équipes internes, les clients et les fournisseurs. La personne retenue s’occupera de tâches administratives, du suivi des paiements, de la tenue de dossiers et du soutien à certaines activités financières de base. Les responsabilités incluent également la réponse aux demandes des clients, la coordination logistique des livraisons, ainsi que l’assistance au suivi de l’inventaire et des commandes. Le rôle exige une collaboration étroite avec la direction et l’équipe de design afin d’assurer des opérations fluides, des suivis effectués en temps opportun et un environnement professionnel et accueillant pour les clients et les partenaires.
Comme nous sommes une petite équipe, nous recherchons une personne qui comprend que la flexibilité, une bonne communication et un fort sens des responsabilités sont essentiels.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
· Assister dans les opérations quotidiennes du bureau et la coordination administrative.
· Soutenir l’équipe de design avec divers suivis, les communications avec les fournisseurs, l’organisation des documents, la coordination des échantillons, la préparation des rencontres et les tâches administratives liées aux projets.
· Aider l’équipe administrative principale dans les tâches quotidiennes du bureau, les suivis internes, la planification, le classement, la préparation de documents et la coordination générale.
· Agir comme liaison entre la direction et le reste de l’équipe pour l’assistance, les suivis et la coordination interne.
· Aider à s’assurer que les tâches, les demandes et les communications soient bien suivies.
· Effectuer des suivis auprès des fournisseurs, des clients, des membres de l’équipe et des partenaires externes lorsque requis.
· Aider à organiser l’information liée aux projets, les documents du bureau, les tâches administratives et les systèmes internes.
· Soutenir l’équipe dans la résolution de problèmes courants et les besoins opérationnels quotidiens.
· Contribuer au maintien de la structure et de l’efficacité dans un petit environnement de bureau où les priorités peuvent changer rapidement.
QUALIFICATIONS
· Solides compétences en communication, incluant une communication verbale et écrite claire avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes.
· Compétences en assistance administrative, incluant la planification, la gestion de documents, l’entrée de données et la coordination de bureau.
· Capacités de base en finance, comme l’assistance à la facturation, le suivi des paiements et la tenue de dossiers.
· Excellentes compétences organisationnelles, incluant le souci du détail, la gestion du temps et la capacité de prioriser plusieurs tâches.
· Aisance avec les logiciels de bureau et les outils numériques, avec la capacité d’apprendre rapidement de nouvelles plateformes.
· Expérience préalable dans un rôle administratif, de coordination ou d’opérations, idéalement dans le design, le commerce de détail ou un environnement axé sur le service à la clientèle.
· Capacité à travailler en présentiel à Montréal, Québec, et à collaborer efficacement dans un environnement d’équipe dynamique.
· Formation postsecondaire en administration des affaires, gestion de bureau ou dans un domaine connexe, un atout.
· Attitude professionnelle, fiabilité et engagement à maintenir un haut niveau de service et de confidentialité.
· Parfaitement bilingue, français et anglais.
DÉTAILS DU POSTE
· Bureau de Montréal.
· 3 à 4 jours par semaine, selon les besoins hebdomadaires, avec possibilité d’un poste à temps plein dans 6 à 9 mois.
· Heures de bureau : 9 h à 17 h.
· Poste en présentiel
· Date d’entrée en fonction à discuter.